Konferensresa
En konferensresa gör något som ingen lokal i stan kan: den tar gruppen ur vardagen helt. Ingen åker hem efter middagen, ingen smiter till ett annat möte – och samtalen som börjar vid frukosten dag två är ofta de som betalar hela resan. Vi har genomfört event i 27 länder. Det märks mest när något inte går enligt plan på en plats där ni inte varit förut.
- Deltagare
- 15–150 personer
- Ledtid
- 3–5 månader
- Område
- Europa och världen
Hela resan som ett uppdrag
Flyg, transfer, hotell, konferenslokal, måltider, kvällsprogram och deltagarhantering – i ett system, med en kontaktperson. Anmälan, specialkost och rumsfördelning sköter vi; ni får listorna, vi tar mejlväxlingen. Det är skillnaden mellan en konferensresa och hundra resebokningar.
Knowit tog med hela organisationen till Mallorca – resan har sedan dess upprepats. Läs caset.
Vart ska man åka?
Mallorca och Malaga fungerar nästan alltid – korta flyg, pålitligt väder, hotell som kan konferens. Edinburgh och Krakow när stämningen ska vara stad snarare än sol. Och Gotland är det underskattade alternativet när resan ska kännas långt bort utan pass. Vi har gjort dem alla, flera gånger.
Tidsplan och kostnad
En konferensresa kräver tre till fem månaders framförhållning – flyggrupper och hotellallotment släpps inte med kort varsel. Kostnaden varierar kraftigt med destination och säsong; vi börjar alltid i er budget och föreslår destinationer som ryms i den, inte tvärtom.
7A Odenplan
Mötesrum vid Odenplan. Saga tar 60 i biosittning eller 36 i skolsittning. Gyldénterrassen har angiven maxkapacitet på 150 utomhus.
7A Posthuset
Möten och event i det historiska Centralposthuset nära Stockholm Central. Palmsalen rymmer 300 i biosittning eller 168 i skolsittning.
7A Strandvägen
Salonger på Östermalm med utsikt över Nybroviken. Salong 300 tar 80 i biosittning; Strandvägen Lounge tar 100 vid mingel.
Aronsborg
Konferenshotell vid Mälaren i Bålsta med 22 konferenslokaler, 29 grupprum och logi för upp till 390 gäster.
Bergendal
Konferensanläggning vid Edsviken i Sollentuna med hotell och möteslokaler. Största lokalen rymmer 170 personer i parkettsittning.
Brygghuset – Bryggarsalen
Historisk mötes- och eventmiljö i Vasastan. Bryggarsalen rymmer upp till 220 i biosittning eller 600 vid mingel.
Happy Tammsvik
Konferenshotell vid Mälaren i Bro med 25 konferenslokaler, 121 hotellrum och plats för grupper på 2–225 personer.
Hasselbacken
Hasselbacken på Djurgården är stängt för renovering. One Relation hjälper er att hitta ett aktuellt alternativ.
Johannesbergs Slott
Slottshotell i Roslagen med konferenslokaler och logi. Johannesbergssalen rymmer upp till 225 personer i biosittning.
Junibacken
Sagolik eventmiljö på Djurgården för kickoff, middag och fest – 40–150 sittande eller upp till 300 vid mingel.
Münchenbryggeriet
Historisk konferens- och eventanläggning på Södermalm med 21 lokaler för arrangemang med 1–2 500 deltagare.
Nalen
Historisk mötes- och eventmiljö i centrala Stockholm. Stora Salen rymmer upp till 600 vid mingel eller 320 i biosittning under heldagskonferens.
Vanliga frågor
Hur långt i förväg bör vi boka?
För en konferens med 50 deltagare räcker det oftast med sex till åtta veckor. Ska ni ha en specifik lokal i högsäsong – september, eller november för julfester – behöver vi vara ute tre till fyra månader innan. Kortare varsel går att lösa, men då väljer lokalen er i stället för tvärtom.
Vad kostar en konferens per person?
En heldagskonferens med lokal, teknik, fika och lunch landar oftast mellan 1 450 och 2 200 kronor per person. Middag och kvällsprogram lägger normalt till 800 till 1 500 kronor. Priset styrs mer av lokalval och programinnehåll än av gruppens storlek.
Kan ni ordna både konferens och middag samma dag?
Ja, och vi föreslår ofta lokaler där båda delarna ryms i samma hus. Deltagarna behöver då inte byta plats mellan dag- och kvällsdel, vilket i praktiken är skillnaden mellan att alla är kvar till middagen och att en tredjedel försvinner hem på vägen.
Hjälper ni till med resa och boende?
Ja. Vi hanterar gruppbokningar av hotell, transfer och – för konferenser utomlands – flyg och marktransport. Deltagarhanteringen med anmälan, specialkost och rumsfördelning sköter vi i samma system.
Hur många deltagare klarar ni?
Från femton personer till drygt femhundra. Över tvåhundra börjar lokalvalet styra mer än programmet, och då börjar vi där i stället.
Vad ingår i er projektledning?
Lokalsök och förhandling, leverantörer, tidsplan, deltagarhantering med anmälan och specialkost, teknikkörning på plats och avstämning efteråt. Ni har en kontaktperson genom hela uppdraget.
Kan ni göra kickoff med övernattning?
Ja. Konferensanläggningar med boende – som Aronsborg vid Mälaren – är byggda för precis det. Övernattningen gör ofta större skillnad än programmet: samtalen vid frukosten dag två är svåra att få på något annat sätt.
Vad ingår i deltagarhanteringen?
Anmälningssida, påminnelser, specialkost, eventuell rumsfördelning och restider – i ett system där ni ser läget i realtid. Vi tar mejlväxlingen med deltagarna, ni får listorna.
Kan ni streama vårt möte eller vår stämma?
Ja, med egen teknik och egen regi. Vi har sänt bolagsstämmor och konferenser med hundratals distansdeltagare, med frågor från skärmen in i rummet i realtid. Distansdeltagare förlåter aldrig dåligt ljud – därför börjar vi alltid där.
Jobbar ni utanför Stockholm?
Ja – basen är Stockholm men vi gör regelbundet uppdrag i övriga Sverige och utomlands. Vi har genomfört event i 27 länder, från Mallorca och Malaga till Edinburgh och Krakow.
Kan ni ta över ett koncept vi redan har?
Absolut. Ibland börjar vi med ett tomt papper, ibland tar vi ett färdigt koncept och genomför det. Ofta handlar uppdraget om projektledning och deltagarhantering kring något ni i grunden redan bestämt.
Berätta vad ni vill åstadkomma
Förutsättningslöst och kostnadsfritt. Vi återkommer inom 24 timmar.
Begär offert